Секретарь - Помощник руководителя

Вы будите знать и уметь:
Грамотно составлять документы и оформлять бланки, соблюдая все требования;
Составлять и оформлять в электронном виде разновидности служебных и деловых писем, соблюдая все требования и этику деловой переписки;
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы, контракты);
Организовывать документооборот фирмы в бумажном и электронном виде;
Освоите правила хранения документов, оформление актов уничтожения документов и передачи в архив;
Научитесь правилам этики и психологии делового общения секретаря;
Оформлять номенклатурные дела с использованием таблицы в программе Word;
Освоите технику быстрого набора текста на клавиатуре вслепую;
Тайм-менеджмент. Методы планирования;
Грамотно организовывать работу руководителя.

1. Делопроизводство. Введение.
1.1. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Секретарь в структуре управления.
1.2. Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.

2. Документ.
2.1. Значение документов в управлении.
2.2. Понятие документа. Функции документа.
2.3. Классификация документов. Виды.
2.4. Электронный документооборот. Преимущества и недостатки.

3. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
3.1. Необходимость единых правил оформления документов.
3.2. Состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов.
3.3. Юридическое значение документа.
3.4. Особенности языка служебных документов.
3.5. Бланки документов.

4. Организационно-распорядительные документы.
4.1. Организационные документы (уставы, положения, инструкции).
4.2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).
4.3. Информационно-справочные (акты, письма, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.)
4.4. Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.)
4.5. Коммерческие документы (контракты и т.д.)
4.6. Формуляр-образец.

5. Документооборот.
5.1. Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).
5.2. Работа с входящими документами. Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.
5.3. Работа с исходящими документами. Этапы обработки. Порядок работы.
5.4. Работа с внутренними документами. Этапы и порядок работы с внутренними документами.
5.5. Регистрация документов. Виды регистрации документов.
5.6. Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.)
5.7. Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.
5.8. Формирование и оформление дел. Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.
5.9. Экспертиза ценности документов. Понятие.
5.10. Определение сроков хранения. Порядок выдачи дел.

6. Подготовка дел и передача в архив.
6.1. Формы описи и акты.
6.2. Передача дел в архив.
6.3. Работa с конфиденциальными документами.
7.Оформление документации.
7.1. Форматирование страниц, абзаца, шрифта. Оформление текста.
7.2. Создание всех видов бланков и сохранение их в Автотексте.
7.3. Форматирование служебного письма.
7.4. Правила оформления основных реквизитов, их расположение
в документе. Требования к оформлению бланков.
7.5. Оформление реквизитов, придающих документу юридическую силу.
7.6. Оформление приказа по общей деятельности. Внутреннее согласование
документа.
7.7. Оформление распоряжения. Оформление решения.

8.Оформление номенклатуры дел с использованием таблицы в программе Word.
Оформления акта уничтожения документов, срок хранения которых истек.

9. Оформление информационно-справочной документации.
9.1. Справочно-информационная документация.
9.2. Разновидности служебных писем. Общие правила оформления.
9.3. Оформление различных деловых писем: письмо-предложение,
письмо-приглашение, сопроводительное письмо.
9.4. Служебные записки. Акты. Гарантийные письма.
9.5. Реквизит "резолюция". Реквизит "отметка о заверении копий". Оформление выписки из документа.

10. Оформление документов с помощью табулятора.
10.1. Создание списков. Табуляция в тексте.
10.2. Оформление документов с помощью табуляции.
10.3. Печать конверта с адресами отправителя и получателя.

11. Работа в системе Word и Excel.
11.1. Оформление титульного листа доклада. Шапка документа.
11.2. Построение таблиц в программе Word.
11.3. Построение таблиц в программе Excel.
11.4. Построение диаграмм.
11.5. Вставка в текст документа Word ранее разработанной таблицы Excel.

12.Этика делового общения.
12.1. Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики.
12.2. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.
12.3. Этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации.
12.4. Служебная вертикаль (отношения в системе «руководитель-подчиненный»). Служебная горизонталь (отношения в системе «коллега-коллега»). Служебная субординация.
12.5. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
12.6. Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий.
12.7. Эмоционально-нейтральный деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
12.8. Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. «Трудные люди». Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
12.9. Технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки.
12.10. Ваш «говорящий имидж». Речевой этикет. Фазы телефонного разговора. Этика телефонных переговоров. Формы вежливого решения конфликтных ситуаций.

13. Деловая переписка.
13.1. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
13.2. Ключевые принципы составления деловых писем. Шаблоны и стандарты оформления.
13.3. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.
13.4. Стандарты международной корреспонденции.
Зачет.